Økonomi og aftaler

Følgende er en kort introduktion og gennemgang af moms, kontoplan, løn/honorarer, udenlandske ansatte, bilag, budget og revision.

 

Formålet er at give dig et overblik, og klæde dig på til at varetage økonomien for din kunstneriske praksis som selvproducerende scenekunstner. OBS. informationerne på denne side er vejledende. Vi anbefaler altid, at du selv sætter dig grundigt ind i reglerne, og de forhold som gør sig gældende for netop din type organisation. 

 

 

Moms og SKAT

Hvis du har en forening, der er momsregistreret, skal du føre et momsregnskab.

Moms er noget man som virksomhed betaler, når man sælger varer og tjenesteydelser.

Når du f.eks. sælger billetter eller andre ydelser fra din forening, skal der lægges moms oveni prisen – med visse undtagelser f.eks. undervisning.

Moms er 25%

Du skal enten indberette moms hvert kvartal eller hvert halve år.

Den moms, du selv har opkrævet (salgs-moms), skal betales videre til Skat (staten), mens du kan fratrække den moms (købs-moms), du selv har betalt.

Hvis du har opkrævet mere moms, end du har betalt, skal du betale forskellen til Skat.

Hvis du har betalt mere moms end du har opkrævet, skal du have penge fra Skat.

Der findes en række regler vedr. hvilke udgifter, man kan trække momsen fra på, og hvilke man ikke kan. Følgende er en forsimplet oversigt, som er korrekt pr. januar 2022:

 

  • Du må ikke fratrække moms vedr. persontransport i f.eks. en personbil på hvide plader, tog, bus, mv. Dog kan momsen på udgifter til f.eks. benzin, værksted mv. forbundet med virksomhedens egen bil på gule plader godt trækkes fra.
  • Ved repræsentationsudgifter kan man kun trække momsen fra på hotel- og restaurationsudgifter (og altså ikke gaver el.lign.). Her kan man få fuldt momsfradrag på hoteludgifter, og ¼ af momsen på restaurationsudgifter. (repræsentationsudgifter er udgifter, der afholdes for at afslutte en forretning, eller for at bevare eller tilknytte ens forretningsforbindelser – f.eks. et møde på en café med en teaterleder, man ofte sælger sine forestillinger til.)
  • Har man hotel- eller restaurantionsudgifter, der er strengt erhvervsmæssige (f.eks. i forbindelse med turné) er det ikke en repræsentationsudgift, men man kan stadig trække hele momsen fra på hoteludgiften, og ¼ af momsen på restaurationsudgiften. Er der morgenmad på hotellet skal det fremgå af kvitteringen, så det er muligt at trække hele momsen fra selve overnatningen, og kun ¼ af momsen fra morgenmaden. Dette gælder også f.eks. bestyrelsesmøder, personalemøder eller personalefester. Dog kan en virksomhed trække hele momsen fra på bespisning og drikkevarer ved møder med forretningsforbindelser i virksomhedens egne lokaler.
  • Moms på gaver kan ikke trækkes fra. Det kan moms på bespisning af personale (herunder gratis kaffe og te til personale) i udgangspunktet heller ikke.
  • Du kan ikke fratrække moms for varer, du har købt i udlandet. Dog findes der nogle regler om indberetning af moms i forbindelse med køb af varer og ydelser i udlandet, som vi anbefaler du sætter dig ind i hvis det er relevant for dig. Du kan læse mere om reglerne på SKATs hjemmeside her +

 

For de fleste foreninger kan det godt betale sig at være momsregistreret, men du skal være opmærksom på, at du skal have salg med moms for at være berettiget til at modregne købsmoms.

Det er smart at have et regnskabsprogram, der automatisk bogfører momsen separat, så kan du lettere indsende din momsindberetning og føre et korrekt regnskab til dig selv, til Slots- og Kulturstyrelsen og eventuelle fonde.

Ønsker du at sætte dig yderligere ind i reglerne om moms kan du finde flere informationer på SKATs hjemmeside +

Derudover har mange større revisionsfirmaer gratis ressourcer tilgængelige på deres hjemmesider, som kan give et godt overblik over hvornår du kan eller ikke kan trække momsen fra. Et godt eksempel er PWC’s momsvejledning +

Se evt. også skattevejledningen  Kunstnernes Beskatning 2022, som er udgivet af Dansk Kunstnerråd i februar 2022.

Kontoplan

Du har brug for en kontoplan, når du skal holde styr på dit regnskab.

Alle regnskabsprogrammer er bygget op om en kontoplan.

Kontoplanen sætter numre på de forskellige former for udgifter, du har i din forening.

Udgifterne er som regel opdelt i forskellige kategorier, der svarer til de budgetposter, du har i dine ansøgningsbudgetter.

Kostumer, scenografi, rekvisitter, lys, lyd, kunstnerlønninger, administration, persontransport, fragt med videre.

Det er vigtigt at din kontoplan ligner dine ansøgningsbudgetter – det vil gøre det nemt for dig at sammenligne dine regnskabstal med dit ansøgningsbudget, når du skal afrapportere for den støtte du har fået.

Hvis du har forskellige projekter, går nogle af kontonavnene igen flere gange i din kontoplan. Eller også har du en kode for hvert projekt. For eksempel kan kostumer have både kontonr. 2000 under forestilling og kontonr. 2500 under turné. Eller det kan hedde FOR 2000 og TUR 2000. Det afhænger af, hvilket bogføringsprogram, du bruger.

Det kan være en god idé at adskille forskellige projekter i din kontoplan, så du nemt kan dele dine regnskabstal ud på de projekter, du har fået støtte til, når du skal afrapportere for støtten.

Hvis du giver ansatte udlæg, kan du også bede dem selv kontere (skrive konto numre på) de bilag, de afleverer. Ofte vil det være få numre, de skal anvende.

Hvis du arbejder sammen med en bogholder, er det den langt mest økonomiske/effektive måde, at aflevere bilagene på, at du eller medarbejderne har konteret bilagene.

 

Løn/honorarer

Du kan enten udbetale løn som A-indkomst eller B-indkomst (honorar).

Hvis medarbejderne er fastansatte eller er ansat over længere tid, skal de have lønnen udbetalt som A-indkomst.

Det betyder, at du skal lave lønsedler, hvor du har beregnet skat, ATP og feriepenge, som du skal betale til de respektive myndigheder, mens du udbetaler nettolønnen til lønmodtageren.

Lønnen beregnes ud fra den løn, der er aftalt i ansættelseskontrakten.

Du henter skatteoplysninger på dine medarbejdere på Skat (hjemmeside) vha. medarbejdernes cpr.nr.

Lønnen skal indberettes til Skat.

Hvis du udbetaler honorar, udbetaler du hele beløbet og indberetter det til skat som B-indkomst.

Hvis du udbetaler løn som A-indkomst, skal du også være opmærksom på, at du skal budgettere med at betale en række sociale omkostninger, der ligger ud over lønnen. Dels skal du som arbejdsgiver betale 2/3 af udgiften til ATP, dels skal du som arbejdsiver betale de sociale omkostninger, som følger ATP-satsen.

Du kan læse om ATP-satser her +

Du kan læse om sociale omkostninger og de gældende satser på www.virk.dk +

 

Derudover kan du som arbejdsgiver være forpligtet til at betale ledighedsdage (også kaldet g-dage) til medarbejdere, du har haft ansat, hvis de skal på dagpenge efter deres ansættelse ophører. Du kan læse mere om det på Dansk Industri’s hjemmeside + 

Du kan vælge at lade et lønbureau eller en bogholder lave lønregnskabet.

 

Udenlandske ansatte

Hvis du skal have udenlandske ansatte over længere tid, skal de være opmærksom på, at de skal registrere sig hos Skat og have et cpr.nr., så du kan udbetale A-indkomst.

Det er rimelig enkelt, hvis det er EU-borgere.

Hvis det er borgere fra andre lande, er det bedst, hvis det er så kort tid, at de kan få det udbetalt som honorar. Det er også både svært og tidskrævende at få arbejdstilladelse.

Alternativt kan de muligvis få lønnen udbetalt på faktura, hvis de er registreret som en selvstændig virksomhed i deres hjemland eller arbejder via en virksomhed i deres hjemland.

 

Bilag

Bilag er dokumentation for en indtægt eller udgift i dit regnskab.

Der skal være dokumentation i form af bilag for alle udgifter og indtægter.

Bilag kan være fakturaer, lønsedler, opkrævninger fra myndigheder, diætsedler, fakturaer du har sendt til kunder, butiksboner, togbilletter, flybilletter faste overførsler af husleje, der refererer til en huslejekontrakt etc.

Det er disse bilag, du skal kontere til bogholderen (eller dig selv).

Der er en ny bogføringslov på vej, hvor et af elementerne er, at det bliver lovpligtigt at opbevare sine bogføringsmaterialer (bl.a. bilag) digitalt. Det kan enten gøres gennem et godkendt bogføringssystem, eller man kan lave sin egen løsning – dog er der en række krav man skal leve op til, hvis man vælger at lave sin egen løsning. Derfor vil det for mange være lettest, at benytte et godkendt bogføringssystem (opdateret april 2022).

 

 

Budget

Dit budget er din plan for, hvordan du vil anvende de penge, du har til dit projekt.

Ofte har du både et oprindeligt ansøgningsbudget (som du har brugt til at skaffe midler til projektet) og et arbejdsbudget, som du kan ændre på, når du ved mere om, hvor mange penge, du har til rådighed og bliver klogere på, hvordan I skal anvende pengene.

Budget og bogføring er dit samlede styringsredskab til din økonomi.

Hvis du arbejder sammen med en bogholder, vil du modtage balancer, hvor du kan se, hvad der er indkommet og hvad der er brugt af penge.

Balancen vil du få i en excel-fil, så du kan sammenholde tallene med dit budget.

Du kan også vælge at få indlæst budgettet i det regnskab, bogholderen fører. Men da du ofte vil have brug for at ændre budgettet løbende, er det sjældent en god ide.

 

Download eksempel på faktura i Excelfil (Dansk version) + 

Download eksempel på faktura som PDF (Dansk version) +

Download eksempel på en faktura (Engelsk version) +

 

Download eksemel på Turnébudget i Excelfil (Dansk version) +

Download eksempel på turnébudget (Engelsk version) +

 

Revision

Hvis du har modtaget mere end 500.000 kr. i støtte fra Statens Kunstfond, skal regnskabet revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor.

Hvis du har modtaget mellem 100.000 kr. og 500.000 kr. i støtte fra Statens Kunstfond, skal der opstilles et regnskab, som du (tilskudsmodtager) skal underskrive sammen med en uafhængig regnskabskyndig person. Statens Kunstfond stiller en række krav til hvad der skal til for at være en uafhængig regnskabskyndig person, og et af dem er bl.a. det er en person, der ikke er den samme, som underskriver regnskabet eller løser opgaver, som er en del af projektet, herunder bogføringsopgaven.

Hvis du har modtaget 100.000 kr. eller herunder i støtte fra Statens Kunstfond skal projektregnskabet ikke revideres, men du skal underskrive en tro- og loveerklæring i forbindelse med din afrapportering til Statens Kunstfond.

Du kan læse mere om Statens Kunstfonds krav til afrapportering, regnskab og revision her +

Revisor skal have et regnskab fra dig, hvor bank og kasse er afstemt.

Indberetninger af lønninger til Skat, betaling af Skat, Moms, AMB, ATP, Feriepenge og andre skyldige omkostninger skal ligeledes være afstemt.

Tilgodehavender skal også være afstemt.

Revisor skal have tilskudsbrev(e), ansøgningsbudget og en beretning, der forklarer (større) afvigelser fra budgettet.

Jo færre fejl og jo mere styr du har på at få afleveret det hele, des billigere revision.

 

 

Kontrakter

Dansk Teaters hjemmeside kan du læse gældende overenskomster, og hente standard-kontrakter, der lever op til overenskomsterne.

Danmarks Teaterforeningers hjemmeside kan du finde standard-kontrakter for turné i DK liggende. Dem er man nødt til at forholde sig til hvis man vil turnere i DK.

Download eksempel på en international turnekontrakt.
Dette er et eksempel på en kontrakt mellem to teatervirksomheder, hvor Producenten spiller en forestilling hos Arrangøren. Kontrakteksemplet er stillet til rådighed for branchen af branchen selv.